تمنح العينة المعتمدة المشتري والمورد مرجعًا ملموسًا مشتركًا. لكن عبارة «مطابق للعينة» لا تحدد وحدها ما الذي ستتم مقارنته. دور طريقة القبول هو جعل الاتفاق قابلًا للتطبيق لدى من سيتسلمون البضاعة.
لكل من العينة وطريقة الفحص وظيفة
توضح العينة المظهر واللون وكيفية التقاء الأجزاء. وتحدد المواصفة المكتوبة الخصائص التي تحتاج إلى حدود دقيقة أو ظروف تشغيل محددة. ويصف الاثنان معًا المنتج المتفق عليه.
عند الاستلام تُطبّق هذه المعايير على الدفعة الواردة. تظل العينة مرجع المقارنة، بينما يوثّق الفحص مدى مطابقة خصائص محددة في هذه الدفعة.
اجعل المقارنة قابلة للتكرار
حالة افتراضية لتوضيح طريقة القبول، ولا تصف عميلًا حقيقيًا أو جودة طراز بعينه.
لنفترض اتفاق الطرفين على مظهر خط التقاء جزأي الهيكل. ينظر موظف إلى المظهر العام، بينما يقيس آخر الفجوة عند نقطة بعينها. كلاهما قد يعمل وفق تعليمات «المقارنة بالعينة»، مع أنهما يقيّمان خاصيتين مختلفتين.
إذا استلزم القبول قياسًا، فتحدد المواصفة موضعه وطريقته والنطاق المقبول المتفق عليه. وتبقى العينة مرجعًا بصريًا. عند ورود البضاعة تُستخدم الطريقة نفسها، من دون استحداث حد سماح جديد.
في الفحص بالعينة، يختلف دور المرجع المعتمد عن دور الأجهزة المختارة للفحص. يجب إتاحة كامل الدفعة المحددة للاختيار العشوائي وفق الخطة المتفق عليها. ونتيجة هذا الفحص لا تعني فحص كل جهاز، ولا تحل محل اختبارات السلامة اللازمة.
اختر خاصية واحدة مهمة في المظهر أو التجميع، وسجّل في ورقة القبول إصدار العينة وموضع المقارنة وطريقة التقييم، مع حد السماح المتفق عليه إذا كانت الخاصية قابلة للقياس.